Case studies
Wdrożenia AI w konkretnych firmach
Każdy projekt opisujemy tak samo: co zabierało czas, co zrobiliśmy i co zostało w firmie. Zaczynamy od własnej firmy, w której AI wdrażaliśmy najpierw. Liczby finansowe klientów zostają u klientów.
AI w codziennej pracy firmy, od raportów po marketing
Sytuacja
Studio Synergy to sieć franczyzowa, którą Bartek prowadzi od 2015 roku. Sieć oznacza wielu właścicieli, wspólne standardy i dane, które spływają z wielu miejsc.
Wyniki sprzedaży, koszty i efekty kampanii siedziały w różnych systemach. Zanim dało się wyciągnąć wnioski, trzeba było ręcznie złożyć je w jeden raport. Korespondencja z siecią, agencjami i księgowością zajmowała dużą część dnia. Oferty, komunikaty i prezentacje powstawały za każdym razem od zera.
Co zrobiliśmy
- Jedno połączone środowiskoRozmowy w Teams, maile, pliki na SharePoincie i analityka w Power BI działają jako jedno środowisko. AI widzi kontekst ze wszystkich tych miejsc naraz, zamiast z pojedynczego pliku.
- Analiza wynikówDane z Excela i systemów są automatycznie składane w czytelny raport wizualny. Zamiast surowych liczb dostajemy gotowe wnioski: odchylenia, trendy i zależności między danymi z różnych źródeł, których w osobnych arkuszach nie było widać. Raport powstaje co miesiąc, więc każda analiza buduje na poprzedniej.
- Kampanie reklamoweDane z Meta Ads, Google Ads, Google Analytics i Microsoft Clarity są sprawdzane co miesiąc na własnych liczbach. Wynik to lista konkretnych poprawek do zlecenia agencji.
- KorespondencjaMaile do sieci, dostawców i księgowości powstają jako szkice w głosie firmy. AI łączy przy tym wątki z różnych miejsc: transkrypcji wideokonferencji, wcześniejszych maili i wiadomości tekstowych. Wysyłka zawsze po akceptacji.
- Dokumenty i materiałyOferty, raporty dla sieci, komunikaty, strony internetowe i prezentacje interaktywne w HTML powstają z jednego źródła tekstowego i w jednym brandingu firmy. Materiały są ze sobą spójne bez ręcznego przenoszenia treści między formatami.
- KsięgowośćPowtarzalne kroki zamknięcia miesiąca, od kompletowania faktur po przypisanie kosztów do studiów, są zautomatyzowane. Duża część pracy księgowej dzieje się bez naszego udziału, a to, co wymaga decyzji, dostajemy gotowe do sprawdzenia.
Co zostało w firmie
Narzędzie było najłatwiejszą częścią. Najwięcej dało uporządkowanie tego, co firma wie o sobie: procedur, danych, zasad. AI jest dokładnie tak dobre jak kontekst, który dostaje.Bartek Stanek, założyciel Studio Synergy
Zapytanie, oferta i reklamacja w jednym obiegu, bez nowych programów
Sytuacja
Alisso realizuje kompleksowe zabudowy na wymiar: kuchnie, garderoby, łazienki i salony, od projektu po montaż. Każde zamówienie to osobny projekt z wieloma wersjami i kilkoma osobami po drodze: handlowiec, projektant, produkcja, ekipa montażowa.
Informacje o zamówieniu były w skrzynkach, arkuszach i folderach. Zapytania ginęły w poczcie, oferty powstawały od zera, a korespondencja i zdjęcia reklamacji były rozproszone po skrzynkach.
Co zrobiliśmy
- Zapytania od klientówPo oznaczeniu maila etykietą system odczytuje z wiadomości klienta, produkt i termin i wpisuje je do arkusza, gdzie handlowiec może je poprawić. Szkic odpowiedzi czeka w skrzynce.
- OfertyHandlowiec uzupełnia formularz, a system przygotowuje ofertę PDF w szablonie Alisso i zapisuje ją w folderze klienta.
- ReklamacjePo oznaczeniu maila powstaje numer sprawy, folder na zdjęcia i wpis w rejestrze z osobą odpowiedzialną.
- Raport dla zarząduCo tydzień jedno zestawienie: zapytania bez odpowiedzi, zamówienia z najbliższym terminem realizacji, reklamacje i planowane dostawy.
Dodatkowo: wsparcie przy nowej stronie internetowej, research konkurencji, produkcja treści, kampanie Google Ads i Meta Ads oraz analiza ruchu na stronie w Google Analytics.
Co zostało w firmie
Klient mebli premium ocenia firmę, zanim zobaczy pierwszy front: po tym, jak szybko dostaje odpowiedź i ofertę. Od tego zaczęliśmy.Bartek Stanek, AI Business Partners
Postęp budów i rozliczenia między spółkami pod kontrolą
Sytuacja
Dobra Montage B.V. montuje fasady na dużych budowach w Holandii, a koordynuje je z Polski. Polska ekipa pracuje na holenderskiej realizacji, więc każdy koszt trzeba przypisać do właściwej spółki, budowy i waluty.
Ustalenia z budów były w Outlooku, Asanie i na WhatsAppie. O opóźnieniu montażu Polska dowiadywała się po telefonie, zdjęcie usterki przychodziło bez numeru okna, a faktury kosztowe trafiały do różnych osób i skrzynek. Rozliczenie między spółkami składano ręcznie z kilku arkuszy w PLN i EUR.
Co zrobiliśmy
- Dashboard budówJedno miejsce z zadaniami, terminami, dokumentami i nierozwiązanymi kwestiami każdej budowy.
- Zatwierdzona dokumentacjaLista okien i rysunki mają oznaczoną zatwierdzoną wersję na Dysku Google, a link do niej jest w zadaniu. To ogranicza ryzyko pracy na nieaktualnej dokumentacji.
- Faktury kosztoweWspólna skrzynka na faktury. AI odczytuje dane z dokumentu i proponuje spółkę, budowę, kategorię kosztu i osobę zatwierdzającą. Przypisanie zatwierdza człowiek.
- Rozliczenie między spółkamiMiesięczne zestawienie kosztów polskiej ekipy przypisanych do holenderskiej realizacji: robocizna, transport, noclegi, materiały. Automatyczna kontrola porównuje fakturę między spółkami z zestawieniem, a rozbieżności trafiają do wyjaśnienia.
- Prace dodatkoweZmiana zakresu dostaje zadanie w Asanie, akceptację klienta i dokumentację na Dysku Google. Na listę do fakturowania trafia dopiero komplet.
- Raport dla klientaAI przygotowuje szkic cotygodniowego raportu z dashboardu budów i zdjęć z budowy: wykonane prace, blokady, plan na kolejny tydzień. Koordynator sprawdza go przed wysłaniem.
Co zostało w firmie
Najtrudniej było połączyć koszty ponoszone w Polsce z realizacjami w Holandii. Dlatego zaczęliśmy od jednego rejestru kosztów, a dopiero potem zbudowaliśmy widok budów.Bartek Stanek, AI Business Partners
AI w marketingu i codziennej pracy kliniki
Sytuacja
Klinika z kilkoma gabinetami, prowadzona przez właścicielkę i managerkę. Właścicielka pisała oferty, maile, materiały szkoleniowe i procedury po godzinach. Managerka łączyła recepcję, content i asystenturę, a miesięczny raport prowadziła w zeszycie.
Najwięcej czasu zabierała bieżąca obsługa klientek i social media. Merytorykę zabiegową zna właścicielka, więc każdy post wymagał jej udziału. AI było w użyciu, ale do pojedynczych zadań, bez wiedzy o klinice.
Co zrobiliśmy
- Dwa środowiska pracyOsobne dla właścicielki i managerki, każde z bazą wiedzy dopasowaną do roli: procedury, cenniki, szablony, zasady komunikacji z klientkami.
- Raport miesięcznyZ zeszytu do arkusza w stałym układzie: przychody, liczba klientek, powracalność. Dane wchodzą z eksportów zbiorczych, bez kart pacjentek.
- Komunikacja z klientkamiOdpowiedzi na pytania, trudne wiadomości i reklamacje powstają jako szkice w tonie kliniki, do akceptacji przed wysłaniem.
- Analiza konkurencjiPrzegląd oferty, cen i komunikacji innych klinik, na który wcześniej brakowało czasu.
- Trendy w social mediaAI wyszukuje trendy w branży beauty i zbiera je w podsumowanie z gotowymi pomysłami na treści.
- BlogWpisy powstają automatycznie, z poprawną merytoryką zabiegową. Wiedza właścicielki jest zapisana raz w bazie, więc nie trzeba jej dopytywać przy każdym tekście.
- Treści marketingowePosty, reelsy, grafiki, prezentacje i materiały szkoleniowe dla kursantek w brandingu kliniki.
Co zostało w firmie
Najtrudniejsza nie była technologia, tylko wiedza, która siedziała w głowie właścicielki. Kiedy zapisaliśmy ją raz, w miejscu, z którego AI bierze ją za każdym razem, treści zaczęły powstawać bez dopytywania.Bartek Stanek, AI Business Partners
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Podczas bezpłatnej, 45-minutowej konsultacji opowiesz nam, jak dziś pracuje Twoja firma. Powiemy wprost, czy widzimy obszar, w którym możemy pomóc, i od czego warto zacząć.